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Nel vostro studio si comunica? Sì, abbastanza, per nulla? Cerchiamo di capire l’importanza di questo processo semplice ma essenziale.
Se analizziamo lo studio professionale ci accorgiamo che la comunicazione interna (intesa come l’insieme delle informazioni necessarie per far funzionare correttamente lo studio) è il fulcro e la base per una gestione funzionale ed efficiente. Le notizie che apprendiamo giornalmente sono tante, tantissime e sono in continua trasformazione; per questo vanno comunicate e condivise correttamente.
Dico proprio correttamente perché, a causa del poco tempo a disposizione, o della scarsa voglia di comunicare bene, spesso, questo processo basilare va in fumo. Vediamo quali sono le principali cause della comunicazione non efficiente.
Incapacità comunicativa
Proviamo a chiederci: comunichiamo sempre bene? Ascoltiamo sempre con attenzione chi ci sta parlando? Diamo tutte le informazioni complete? Rispettiamo sempre i ruoli? Abbiamo pregiudizi? Curiamo anche gli aspetti non verbali?
Questi aspetti comunicativi possono sembrare piccolezze ma in realtà influenzano non poco il clima dello studio e l’efficacia del lavoro. È possibile migliorare e superare le difficoltà di comunicazione attraverso una formazione adeguata.
La persona è la risorsa principale del nostro studio, e investire su di essa, non solamente per la formazione di carattere tecnico, ma anche per gli aspetti comunicativi farà sì che lo studio ne tragga molti benefici.
Tecnologia
In studio possediamo o utilizziamo strumenti adatti? La tecnologia progredisce velocemente e la necessità di avere una mail interna, un’agenda condivisa, una rubrica di studio online o un CRM diviene sempre più stringente.
La concorrenza aumenta e non possiamo fermarci a carta e penna o al solito Excel.
Pensiamo a un cliente e a quante informazioni abbiamo su di lui, dati che dovrebbero essere a conoscenza di tutti i collaboratori. Non facciamo certo una bella impressione se chiediamo al cliente sempre le stesse cose. Ed è sicuramente anche difficile ricordare tutto per tutti i clienti. Quindi, utilizzare uno strumento per raccogliere tutte queste informazioni (esempio CRM) diventa un valore aggiunto non solo per lo studio, che avrà sempre a portata di mano tutto quello che può essere utile, ma anche per il cliente stesso, che si sentirà ancora più “importante”, visto che lo studio si ricorda tutto di lui. Il nostro studio ne guadagnerà enormemente in termini di immagine.
Possiamo quindi dire la che la comunicazione interna è alla base dell’equilibrio che si crea nello studio. Gli aiuti tecnologici e l’attenzione agli aspetti comunicativi ci aiuteranno sicuramente a lavorare meglio e miglioreranno il clima dell’ambiente di lavoro.
Non basta però avere le informazioni chiare sui nostri clienti, dobbiamo sapere quali sono i nostri ruoli e capire chi deve fare cosa. È indispensabile la chiarezza sui compiti da svolgere, sulle responsabilità e sui carichi di lavoro ma soprattutto sulle decisioni che il commercialista sta prendendo. Questo aiuterà i collaboratori a essere sempre più motivati, più affiatati, più coinvolti e alimenterà lo spirito di squadra. Una squadra che avrà lo stesso obiettivo: la vittoria.
